Los viáticos y gastos por cuenta de terceros son conceptos que suelen confundirse en el ámbito empresarial. Ambos implican desembolsos realizados por empleados o terceros en representación de la empresa, pero tienen tratamientos fiscales distintos que es esencial comprender para asegurar la correcta deducibilidad y cumplimiento tributario.
Qué son los viáticos
Los viáticos comprenden gastos de viaje que un empleado incurre por cuenta de la empresa para conceptos como hospedaje, transporte, y alimentación, y son deducibles bajo ciertas condiciones establecidas por la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR). Por ejemplo, para que estos gastos sean deducibles, deben efectuarse fuera de una franja de 50 kilómetros del establecimiento del contribuyente y deben estar acompañados de la documentación fiscal correspondiente, como los CFDI, o su equivalente en caso de ser gastos realizados en el extranjero.
Tratamiento fiscal de los viáticos
Los viáticos no son considerados ingreso para el empleado siempre que se cumplan con los requisitos fiscales para su deducción. Estos deben ser utilizados exclusivamente en servicios para el patrón y debidamente respaldados por un CFDI. Si no se cumple con estos requisitos, los viáticos se convierten en ingresos acumulables para el empleado.
Los viáticos deducibles se clasifican en varias categorías, incluyendo gastos de alimentación, transporte, hospedaje, seminarios o convenciones, uso temporal de automóviles y kilometraje. Cada categoría tiene límites específicos para su deducción:
- Alimentación: En territorio mexicano, el límite es de $750.00 MXN diarios, mientras que en el extranjero asciende a $1,500.00 MXN diarios.
- Transporte: No se establece un límite específico para los viáticos deducibles de transporte, ya que las tarifas de aerolíneas y autobuses varían.
- Hospedaje: No hay un límite fijo para gastos de hospedaje dentro de México; en el extranjero, el límite es de $3,860.00 MXN diarios.
- Uso temporal de automóviles: Los gastos por renta de automóviles están limitados a $850.00 MXN diarios.
- Seminarios o convenciones: Es necesario presentar un comprobante fiscal que desglose todos los gastos relacionados. En ausencia de un desglose detallado, solo los gastos de alimentación se considerarán como viáticos deducibles.
- Kilometraje: Cuando se usa un automóvil propio, la deducción por kilómetro no debe exceder los 93 centavos y el total de kilómetros deducibles por año fiscal no debe superar los 25,000 kilómetros.
Estos límites, definidos por la normativa fiscal, deben ser cumplidos para asegurar una correcta aplicación y deducción de viáticos.
Qué son los gastos a cuenta de terceros
Los gastos a cuenta de terceros, son los gastos efectuados por una persona en representación de un contribuyente pueden incluir desde la adquisición de activos hasta el pago de servicios. Para que estos gastos sean deducibles, es requisito que se paguen y se reembolsen mediante formas de pago válidas fiscalmente, tales como cheques nominativos transferencias bancarias, tarjetas de crédito o débito, entre otras. Además, es fundamental que los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) se emitan a nombre del contribuyente que realiza el reembolso, asegurando así el cumplimiento de los requisitos fiscales necesarios para su adecuada deducción.
Qué hacer para una gestión adecuada de viáticos y gastos a cuenta de terceros
Para facilitar la deducción fiscal y evitar complicaciones tributarias, se sugiere adoptar las siguientes prácticas:
- Implementar políticas claras que regulen tanto los viáticos como los gastos por terceros.
- Asegurar que todos los desembolsos estén respaldados por la documentación fiscal necesaria y cumplan con los requisitos establecidos por la ley.
- Mantenerse informados sobre cualquier cambio en las leyes fiscales para ajustar las políticas y prácticas empresariales según sea necesario.
El manejo adecuado de estos gastos no solo facilita la deducción fiscal sino también previene la acumulación de ingresos no deseados para los empleados, asegurando así una gestión financiera y fiscal saludable en la empresa.
